LE SPECIALISTE DE L’ALTERNANCE TERTIAIRE A BESANCON

Missions en alternance AG

DANS LA GESTION ADMINISTRATIVE


BTS AG

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Les activités exercées par l’assistant de gestion en alternance sont regroupées selon les grands domaines suivants :

 

-      la gestion de la relation avec la clientèle ;

-      la gestion de la relation avec les fournisseurs ;

-      la gestion et le développement des ressources humaines ;

-      l'organisation et la planification des activités

-      la gestion des ressources ;

-      la pérennisation de l'entreprise ;

-      la gestion des risques ;

-      la communication globale de l’entreprise

 

 

GESTION DE LA RELATION AVEC LA CLIENTELE
L’assistant prend en charge l’essentiel du processus administratif des ventes. Il met en place certaines actions de prospection, s’assure de la bonne exécution des contrats de vente et effectue des tâches qui permettent de développer la relation avec la clientèle. L’assistant doit pouvoir exercer cette activité en langue nationale ou étrangère.

  • Recherche de clientèle et contact (informations sur les produits et les tarifs)
  • Préparation de propositions commerciales et contrats (devis, commandes, contrats de maintenance,...)
  • Suivi des ventes et des livraisons
  • Facturation et suivi des règlements et des relances clients
  • Traitement et suivi des réclamations
  • Mise à jour et amélioration de la base de données « client »

 

GESTION DE LA RELATION AVEC LES FOURNISSEURS 
L’assistant participe à la prise en charge des relations avec les fournisseurs, dans son propre pays et à l’étranger, ainsi qu’à la gestion des activités liées au processus des achats nécessaires à l’exploitation courante de l’entreprise.

  • Recherche des fournisseurs pour référencement
  • Comparaison des offres et sélection des fournisseurs
  • Étude des demandes d’achat
  • Passation et suivi des commandes
  • Contrôle des achats et des règlements

 

GESTION ET DÉVELOPPEMENT DES RESSOURCES HUMAINES
L’assistant prend en charge l’essentiel de la gestion administrative du personnel et s’assure de l’exécution de l’ensemble des tâches nécessaires à la préparation de la paie.

Il apporte un soutien au dirigeant dans le cadre de la gestion des ressources humaines pour les opérations de recrutement ou de valorisation du capital humain.

  • Suivi des formalités et procédures d’embauche et de départ des salariés
  • Organisation et suivi des dossiers du personnel, respect de la réglementation du travail
  • Suivi des relations avec les organismes sociaux et la médecine du travail
  • Gestion du temps de travail, des absences et des congés
  • Préparation des éléments de la paie
  • Réalisation des déclarations sociales
  • Aide au recrutement
  • Préparation et suivi des actions de formation
  • Conception de tableaux de bord sociaux

 

ORGANISATION ET PLANIFICATION DES ACTIVITÉS
Par ses activités d'organisation et la mise en œuvre de méthodologies et de technologies adaptées l'assistant contribue à l'efficacité du chef d'entreprise et de l'ensemble du personnel, plus particulièrement dans le cadre d'un travail collaboratif qu'il a en charge de faciliter.

  • Gestion des emplois du temps
  • Planification des prestations (chantiers, interventions...)
  • Organisation des déplacements des responsables sur le territoire national ou à l’étranger
  • Organisation d’événements internes ou de la participation à des événements externes (réunions, cérémonies, salons, séminaires, visites, …)

 

GESTION DES RESSOURCES
En matière d'immobilisations et de ressources financières, l’assistant prépare les éléments de la prise de décision du dirigeant et assure la gestion de certains dossiers. Par ailleurs, il s’assure de la mise en place d’une organisation efficace de l’information pour la mettre à disposition des utilisateurs internes et externes et veiller à sa conservation.

  • Participation à la gestion des immobilisations, des ressources financières
  • Suivi et optimisation des flux de trésorerie
  • Gestion de l’information professionnelle de l’entreprise
  • Mise en place, maintenance d'un système de classement et d'archivage

 

PÉRENNISATION DE L'ENTREPRISE
L'assistant a un rôle actif dans l’ensemble des activités qui concourent au développement de l’entreprise. Il exerce un rôle d'alerte auprès du dirigeant et lui fournit les informations nécessaires à la prise de décision.
En cas de transmission de l'entreprise, l'assistant est capable d'apporter une aide au dirigeant pour l'évaluation de son affaire et les démarches administratives de cession.

  • Participation à la démarche qualité (certifications, normes ISO …)
  • Participation au contrôle de gestion
  • Calcul et analyse des coûts et des résultats pour un service ou pour l’entreprise
  • Suivi de l’évolution du marché de l’entreprise
  • Fidélisation de la clientèle

 

GESTION DES RISQUES
L'assistant participe activement à la mise en place des dispositifs de prévention des risques liés à l’activité de l’entreprise. Il intervient dans le cadre des obligations légales pour assurer la protection des salariés en termes de santé et de sécurité au travail et pour assurer la sauvegarde du patrimoine de l’entreprise. Il s’assure du respect de leur mise en œuvre et adopte une attitude de veille permanente à ce sujet.

  • Gestion des applications informatiques, des sauvegardes des données
  • Vérification du respect de la réglementation en matière de santé et de sécurité au travail
  • Suivi des formations spécifiques à la sécurité et à la santé du personnel (permis, autorisations et habilitations spécifiques des personnels...)
  • Suivi des risques, des contrats d’assurance
  • Évaluation et suivi des risques « clients »
  • Évaluation et suivi des risques liés aux échanges internationaux
  • Gestion des déchets et rejets liés à l’activité de l’entreprise

 

COMMUNICATION GLOBALE
L’assistant contribue à l’efficacité, à la cohésion et à la motivation des membres de l’entreprise par la communication interne. En fonction des consignes reçues, l’assistant est responsable de la conception et du développement des supports de communication interne de l’entreprise. Il doit veiller à leur qualité, au respect de l’identité culturelle et de l’image de l’entreprise. Il soumet ces supports à l’approbation du dirigeant et les diffuse auprès des destinataires.
Il participe également par certaines de ses activités à véhiculer une image valorisante de l'entreprise par la communication externe

  • Rédaction et diffusion de documents écrits (courriers, notes, comptes rendus, procès-verbaux, rapports, journal d'entreprise, messagerie interne, panneaux d'affichage...)
  • Réalisation d’actions/évènements pour l’entreprise (salons, portes ouvertes, animations pour l’équipe…
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